Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 29.05.2024/Pykälä 162

Kaupunginhallitus 29.05.2024 § 162  

124/00.02.13/2023  

 Kaupunginvaltuusto 8.2.2023 §15

Varavaltuutettu Sami Lehto (PS) jätti 8.2.2022 Paimion perussuomalaisten-, Kokoomuksen-, Keskustan-, SDP:n-, Kristillisdemokraattienja Vihreiden valtuustoryhmien yhteisen valtuustoaloitteen, joka kuuluu seuraavasti:

”Paimion kaupunginhallituksen, kaupunginvaltuuston ja eri lautakuntien sekä toimikuntien pöytäkirjat säilytetään tällä hetkellä Paimion nettisivuilla vain vuoden ajan. Kuten myös

kaupunginvaltuuston kokousten videot. Tämä tarkoittaa sitä, että kuntalaisten on käytännössä erittäin vaikeaa löytää tietoa siitä, mitä on päätetty ja milloin, sekä kenenkin toimesta.

Ratkaisuksi ongelmaan on tarjottu sitä, että kuntalainen voi tulla kaupungintalolle toimistoaikana tutkimaan arkistoja. Tämä ei ole järkevää ajankäyttöä kummallekaan osapuolelle, ja on lisäksi melkoisen vaivalloista.

Myöskään sähköpostitse pöytäkirjoja ei voi käytännössä pyytää; silloinhan pitäisi jo valmiiksi tietää mitä asiaa on käsitelty missäkin pöytäkirjassa.

Ehdotamme, että pöytäkirjat säilytetään Paimion nettisivuilla vähintään viisi vuotta. Se helpottaisi kuntalaisten tiedonsaantia, lisäisi läpinäkyvyyttä sekä luottamusta avoimeen päätöstentekoon.

Paimio on seutukunnasta ainoa, jossa pöytäkirjat ovat nähtävissä näin lyhyen ajan.

Seuraavassa muutamia esimerkkejä muista kunnista:

● Turku: kaupunginhallituksen pöytäkirjat vuodesta 2009, lautakuntien pöytäkirjat vaihtelevasti esimerkiksi vuodesta 2009 alkaen. Kapunginvaltuusto vuodesta 2009 alkaen.

● Raisio: suurin osa toimielimistä vuodesta 2017 alkaen

● Kaarina: kaikki toimielimet vuodesta 2019 alkaen

● Lieto: kaikki toimielimet vuodesta 2021 alkaen

● Salo: kaikki toimielimet vuodesta 2021 alkaen

● Marttila: vaihtelevasti 1-3 vuoden näkyvyys

Kuten on helppo huomata, Paimio toimii tässä peränpitäjänä: kaikissa muissa kunnissa pöytäkirjat pidetään pidempään kuntalaisten nähtävillä.

Paimion kaupunki on myös uusinut asiakirjanhallintajärjestelmänsä jo yli kaksi vuotta sitten, ja tämä uusi järjestelmä mahdollistaa tarvittaessa salaisten tietojen automaattisen “mustaamisen” pöytäkirjoista ennalta asetetussa ajassa, joten asiakirjojen mahdollisiin salaisiin tietoihin viittaaminen ei estä asiakirjojen pidempää näkyvyyttä tietoverkossa. Ja kun pöytäkirjojen pidempiaikainen näkyvyys on mahdollista muissa kunnissa, miksi ei sitten Paimiossa?”

………………………………….

Asianhallintajärjestelmän mustaustoiminnon käyttöönoton tie on ollut pitkä ja kivikkoinen, mutta vihdoin näkyy valoa tunnelin päässä ja toiminto saataneen käyttöön lähiaikoina.

Järjestelmän käyttöönoton jälkeen mustaustoiminnon puuttuessa noudatettiin Kuntaliiton ohjetta tehokkaasta tiedotuksesta, koska osassa aineistoa oli henkilötietoja, pöytäkirjat säädettiin näkymään kaupungin nettisivuilla vuoden ajan.

Käytännössä GDPR-asetuksen noudattamiseksi mustaustoiminnon puuttumista on kierretty sillä, että henkilötiedot on liitteissä, joista on jouduttu tekemään kaksi versiota: nettisivuille pöytäkirjan liitteenä julkaistava versio ja virallisen pöytäkirjan liitteenä oleva henkilötietoja sisältävä versio. Tämä on tuottanut/tuottaa ylimääräistä työtä asioiden valmistelussa.

Tällä käytännöllä pöytäkirjat on saatu sellaiseen muotoon, että ne voidaan pitää netissä näkyvillä pitempään nykyisen vuoden sijaan. Näkyvyysajaksi on järjestelmässä mahdollista määrittää pisimmillään neljä vuotta. On sovittu, että 1.6.2024 alkaen julkaistavat pöytäkirjat ovat nettisivuilla nähtävillä neljä vuotta.

Esittelijä: Kaupunginjohtaja Jussinmäki Jari

Päätösehdotus: Kaupunginhallitus merkitsee vastauksen tiedoksi ja toteaa aloitteen loppuun käsitellyksi.

Päätös: Ehdotus hyväksyttiin.